Prečo PDF faktúra nestačí?

Veľa ERP a fakturačných systémov generuje faktúry vo formáte PDF. Problém nie je v tom, že PDF je "menej elektronické" — problém je v tom, že PDF je v podstate len obrázok zobrazujúci text. Počítač na druhej strane nevie z neho spoľahlivo prečítať, kde sa nachádza suma, dátum splatnosti a kto je dodávateľ. Ak to chce systém spracovať automaticky, musí text najprv rozpoznať pomocou OCR (optického rozpoznávania znakov), ktoré je nepresné a náchylné na chyby.

Rozhoduje formát, v ktorom faktúra vznikla — nie to, ako bola doručená

Nová legislatíva preto nedefinuje e-faktúru podľa doručenia, ale podľa formátu. Vyžaduje štruktúrovaný XML súbor podľa európskej normy EN 16931 (formát UBL alebo CII, v praxi cez profil Peppol BIS). V takom súbore je každý údaj — suma, dátum, IČ DPH, položky — jasne označený a systém príjemcu ho vie automaticky prečítať a spárovať bez prepisovania. PDF túto podmienku nesplní, aj keby ho vygeneroval ten najlepší ERP systém, pretože z pohľadu zákona nejde o formát dokumentu, ale o to, či dáta v ňom sú strojovo spracovateľné.

V praxi to znamená jediné: firmy, ktoré si mysleli, že majú fakturáciu vyriešenú, budú potrebovať buď aktualizáciu svojho softvéru na generovanie XML podľa Peppol BIS, alebo prepojenie na certifikovaného poskytovateľa, ktorý tento formát vytvorí a odošle za nich.

Čo sa presne mení?

Základom je zákon č. 385/2025 Z. z., novela zákona o DPH, ktorá transponuje európsku smernicu o DPH pre digitálny vek. Prináša tri hlavné zmeny: 

• Formát: 

Faktúra medzi firmami musí byť štruktúrovaný XML súbor podľa EN 16931 (Peppol BIS).

• Doručovanie:

Faktúra ide cez certifikovaného poskytovateľa, tzv. digitálneho poštára, cez sieť Peppol.

• Reportovanie: 

Vybrané údaje z faktúry sa automaticky posielajú aj Finančnej správe — dodávateľ do 15 dní od dodania, odberateľ do 5 dní od prijatia.

Rok 2026 je dobrovoľný a bez sankcií — dobrý čas na test. Od roku 2030 sa pravidlá rozšíria aj na zahraničný obchod.

eKasa nie je eFaktúra

Firma, ktorá má aj prevádzku, aj B2B fakturáciu, bude riešiť oba systémy súčasne — ide o dve samostatné povinnosti s vlastnými pravidlami a pokutami.

Koho sa to týka a aké sú sankcie?

Vystavovať e-faktúru musia platitelia DPH pri predaji iným firmám a verejným inštitúciám na Slovensku. Prijímať ju musí každý, komu je platiteľ DPH povinný faktúru vystaviť — aj neplatitelia DPH, malí živnostníci, obce a neziskové organizácie. Kto e-faktúru nedokáže prijať, zablokuje aj svojho dodávateľa.

Kedy je čas riešiť ERP?

• Rovnaké údaje sa prepisujú medzi viacerými nástrojmi alebo z e-mailu do tabuliek.
• Výsledok minulého mesiaca sa dozviete až po pár dňoch a závisí, koho sa spýtate.
• Zákazky, vozidlá, dochádzka a náklady sa evidujú v Exceli a strácate nad nimi prehľad.
• Objem firemných zákazok je príliš veľký na to, aby bolo možné ich evidovať ručne.